LA TEORIA DEI SETTE SPRECHI I COSIDDETTI “MUDA” (parte IV)

Proseguiamo su questo numero del Notiziario la riflessione su suggerimenti e processi per l’ottimizzazione dei cicliproduttivi e l’intercettazione di risorse e finanziamenti iniziata dal Consulente Aziendale, Ing. Paolo Melchiorre, alle pagg. 16-17 del numero di Gennaio-Febbraio del Notiziario Autodemolitori. Dopo la prima uscita in dicembre in cui si è analizzato il fattore “tempo” ed una successiva parte introduttiva sui “sette sprechi”, si prosegue la considerazione sui temi: Difetti (Defects/rework) e Processo (Process wastes)

6. DIFETTI (Defects/Rework) Nella produzione tradizionale a lotti, con il termine “scarto” si intende la realizzazione di un pezzo non conforme alle specifiche e in alcuni casi il rigetto di un pezzo da parte del cliente finale.

Il rigetto o l’eliminazione di un pezzo di “scarto” è di per se una diseconomia in termini di materiale, di risorse umane e di mezzi impiegati inutilmente.

Oltre a tale spreco, spesso sfugge all’analisi la quantificazione economica di tutte le ri-lavorazioni dei pezzi che possono essere recuperati e che sono causate da difettosità generate dal processo di lavorazione, difettosità ritenute talvolta normali o inevitabili.

Trasportando tale concetto nell’attività di autodemolizione, si deve paragonare lo “scarto” di produzione all’estrazione di un ricambio o di un componente smontato male o trovato in condizioni tali che lo rendono inutilizzabile.

Anche in questo caso, oltre alla perdita economica del valore del componente stesso che non può essere commercializzato, va considerata la perdita economica derivante dal costo dell’operatore che ha inutilmente lavorato, dal costo del mezzo meccanico (elevatore, gru, muletto, ecc.) dallo stesso operatore infruttuosamente utilizzato ed il valore della perdita o del rallentamento dell’attività produttiva nel suo complesso causata dall’errore commesso in quanto, come spesso accade, interagente con altre lavorazioni o altri operatori che per questo hanno perso tempo.

Nella filosofia “Lean” viene ritenuto uno “spreco” la realizzazione di un pezzo difettoso sia esso uno scarto e perciò non più utilizzabile, sia che necessiti di lavorazioni aggiuntive o ri-lavorazioni rispetto allo standard.

Riepiloghiamo nel caso dell’attività di autodemolizione questo concetto che si tramuta, come sopra detto, nella perdita in termini di valore economico:
• del pezzo non vendibile;
• del costo dell’operatore che ha inutilmente lavorato;
• del costo del mezzo d’opera inutilmente utilizzato;
• dell’ influenza in termini di rallentamento nel ciclo produttivo generale.

Non è semplice individuare e risolvere tutti i problemi che possono dare luogo a quelli che, nel concetto generale della produzione aziendale standard, sono definiti come scarti o pezzi difettosi, tuttavia è innegabile che gli scarti, le lavorazioni aggiuntive e le rilavorazioni costituiscano una parte rilevante nella struttura dei costi e quindi un’importante componente del costo finale di produzione che va sempre tenuto sotto controllo e quindi tale problema, per quanto possibile, va eliminato del tutto.Nel caso dell’attività di autodemolizione, la fase di smontaggio, di estrazione o di stoccaggio va preventivamente analizzata e costantemente monitorata, per verificare se esiste qualche elemento, nello svolgimento del ciclo dell’attività, che può incrementare la probabilità di generare pezzi difettosi o inutilizzabili.

Tale fase lavorativa fa parte del gruppo delle “procedure”, che hanno un ruolo molto importante nell’attività dell’Azienda, perché condizionano in maniera fondamentale l’intero ciclo produttivo ed incidono in modo significativo sulle diseconomie che portano spesso gravi danni all’intera attività produttiva, fino a determinarne talvolta il definitivo collasso.

Tornando al concetto di scarto in precedenza esposto, non va dimenticata l’importanza del “cliente finale” che spesso diventa componente attiva nel processo di diseconomia complessiva quando, ricevendo “pezzi non conformi o inutilizzabili allo scopo”, provoca inevitabili ritorni dal mercato o peggio riduzione dello stesso per mancata soddisfazione della richiesta o per perdita di fiducia nell’Azienda contattata.

In conclusione deve essere posta la necessaria attenzione ai pezzi “non conformi” o difettosi, siano essi resi tali durante la fase di smontaggio interno al ciclo lavorativo (produzione interna), siano essi difettosi o inutilizzabili di per se già dall’ingresso nell’Azienda (mercato dei fornitori).

 

7. PROCESSO (Process wastes)

Particolare importanza che deve essere rivolta al “processo di lavorazione” per evitare quelle diseconomie dovute allo“spreco” inteso come perdita di danaro che, accumulandosi nel tempo, sono la causa della contrazione dell’attività produttiva che può arrivare fino alla possibile chiusura della stessa Impresa.

Tali diseconomie del processo di lavorazione legate allo spreco, sono sempre più spesso oggetto di attenzione anche da parte dalle strutture pubbliche.

Un forma di “spreco” è spesso “intrinseca” al processo di produzione aziendale e spesso di questa non è facile rendersi conto.

Rientrano in questa categoria tutte le inefficienze che provocano:
– il rallentamenti del flusso produttivo come code, ritardi, sovrapposizione di percorsi, ecc.;
– la difettosità o scarto del prodotto nel senso specificato al precedente punto 6;
– l’incremento di costi;
– la variabilità e instabilità dei risultati (rese) rispetto ad un programma predefinito.

Le cause più comuni di tali inefficienze possono essere:
• inefficienze organizzative: – mancanza o indisponibilità di risorsa (operatore, macchina, attrezzatura)
– carenza o mancanza di formazione adeguata per gli addetti
– carenza o mancanza di informazioni essenziali
– carenza o mancanza di Leadership
– eccessiva complessità del processo decisionale
– procedure operative (SOP) carenti, mancanti o imprecise
• bassa performance degli impianti:
– guasti frequenti, carenze di manutenzione, impianti inadeguati o obsoleti, ecc.
• eccessiva variabilità dei parametri di processo:
– variabili critiche e parametri di processo non “in-controllo”.
• eccessiva variabilità dei materiali:
– materiali e materie prime non conformi (fuori tolleranza ammessa).
• attrezzature o strumenti inadeguati:
– attrezzature, strumenti inadeguati o di difficile utilizzo
• altro, specifico dell’attività aziendale

Queste sono soltanto alcune delle cause possibili, ve ne potrebbero essere molte altre legate alla peculiarità e specificità di ogni processo produttivo.

In conclusione possiamo affermare che è di fondamentale importanza il costante monitoraggio, l’analisi continua ed il miglioramento del “processo” produttivo per garantire la sua stabilità e la sua ripetitività nel tempo.

I processi lavorativi devono sempre fare capo a specifiche “procedure”, che a loro volta devono sempre dare luogo ad un’adeguata formazione degli addetti, a documenti cartacei che devono essere redatti in forma comprensibile, devono essere disponibili sul posto di lavoro e ed infine devono essere facilmente consultabili.

Le procedure sono diverse per ogni attività imprenditoriale e, all’interno delle stesse, sono in genere differenti per ogni fase di lavorazione.

Nel caso dell’attività di autodemolizione le procedure hanno una importanza maggiore rispetto ad altre attività poichè, a differenza dell’aziendale tradizionale dove il processo lavorativo è in genere standardizzato, ogni situazione operativa può essere diversa da quella precedente, perché l’autoveicolo su cui si opera o la richiesta del cliente possono essere differenti anche nell’arco della stessa giornata lavorativa.

La procedura operativa è particolarmente importante per prendere una decisione rapida e competente, senza che l’addetto debba valutare ogni volta se un pezzo deve essere smontato o accantonato, pressato o immagazzinato, ecc

Senza il supporto di una procedura prestabilita infatti, l’operatore dovrebbe valutare ogni volta:
• la difficoltà e quindi il tempo che si impiegherebbe per estrarre un componente, pulirlo e renderlo vendibile ad un eventuale acquirente;
• l’effettiva necessità dotarsi del componente da smontare e le sue condizioni generali in rapporto dell’esistenza di altri componenti analoghi giacenti in magazzino e pronti per la vendita;
• la richiesta sia attuale che futura di quel particolare componente da parte dei clienti e del mercato più in generale, considerata in una arco di tempo che comunque è sempre finzione del trend di richiesta del mercato locale.

A supporto di tale estemporanea decisione e della rapidità della stessa, oltre alla procedura specificamente predisposta, può essere grande di aiuto l’informatica di magazzino e di codificazione, qualora applicata a tutti gli autoveicoli ed ai componenti che passano attraverso la filiera dell’attività dell’Azienda di autodemolizione.

Infatti se esistesse un sistema di codificazione e di archiviazione dei componenti, correlato ad una scheda dove sono riportati i parametri standard di giudizio sulla condizione di conservazione, sul trend statistico della richiesta di mercato e sui tempi di lavorazione, l’operatore non dovrebbe nemmeno decidere sul da farsi, perdendo tempo a riflettere su tutte le varie fasi lavorative necessarie ed assumendosi l’onere di eventuali valutazioni errate, ma dovrebbe semplicemente attenersi agli indirizzi-guida già predisposti.

Egli potrebbe semplicemente consultare il sistema informatico opportunamente predisposto, già dotato dei dati necessari e delle procedure da seguire, il quale di per se sarebbe in grado proporre immediatamente all’operatore la soluzione migliore da adottare per quel particolare componete, velocizzando così l’intero processo di lavorazione.

Per ottenere tale risultato l’Azienda dovrebbe dotarsi di un sistema informatico specifico (hardware e software) e di una banca dati, che hanno comunque bisogno di essere riempiti delle informazioni, delle procedure, dei parametri lavorativi, di magazzino e di mercato che sono propri di ciascuna Azienda e dei dati relativi all’ambito territoriale in cui essa opera.

Infine per completare l’iter che permetterebbe di risparmiare tempo e quindi denaro, va rivisitato ed ottimizzato il processo lavorativo fin dalla fase che precede la decisione di smontare o meno i componenti, cioè fin da quando l’autoveicolo o la carcassa vengono introdotti all’interno dell’Azienda dal fornitore esterno, va redatta cioè una specifica procedura per ogni fase operativa dell’intera attività aziendale.

La predisposizione delle procedure fin dalla fase iniziale è particolarmente importante perchè coinvolge ed organizza sia le risorse umane che i mezzi d’opera o le attrezzature necessarie, condizionando in meglio o in peggio l’intera catena lavorativa che segue. Per questo motivo è molto importante analizzare il problema generale fin dalla prima fase dell’attività produttiva, cioè fin da quando l’auto viene portata in Azienda, studiando le possibili soluzioni da trasformare in procedure, le quali permettono di decidere rapidamente il da farsi, lavorare sul mezzo con cognizione di causa, evitare improvvisazioni che spesso portano a rischi di infortunio e scongiurare la presa d’atto, alla fine del ciclo di lavoro, di aver “perso tempo”.

Una volta trovata la soluzione migliore e redatte le relative procedure, anche utilizzando strumenti informatici, è necessaria una apposita specifica fase di formazione degli operatori addetti mediante l’addestramento sulle apposite procedure opportunamente previste, redatte in modo comprensibile, materialmente estese e successivamente rese sempre disponibili sul posto di lavoro.

Un tale approccio al problema, riduce al minimo, come già detto, gli sprechi di tempo, qualifica l’Azienda in termini di qualità del lavoro e di efficienza e consente di mirare al raggiungimento degli standard indispensabili per ottenere le certificazioni di qualità, di cui ormai ogni Impresa che si affaccia sul mercato deve dotarsi per poter essere competitiva.

Vale la pena di sottolineare che l’organizzazione e la qualificazione del sistema di lavoro produce, tra l’altro:
– maggiore stimolo e coinvolgimento degli operatori che lavorano all’interno dell’Azienda, in quanto sanno di far parte di una struttura qualificata e di livello superiore rispetto ad altre concorrenti
– maggiore fiducia degli operatori nella vita e nello sviluppo dell’Azienda e quindi nella possibilità di mantenere nel tempo il proprio posto di lavoro;
– maggiore interesse per i singoli clienti che vedono le loro richieste soddisfatte in maniera più efficace dal punto di vista del tempo e della qualità del servizio;
– maggiore interesse da parte del mercato complesso locale o nazionale, dove l’Azienda potrebbe inserirsi tra le strutture interpellabili anche per via telematica, utilizzando standard nazionali che consentono una più facile comunicazione con nuovi mercati e nuovi clienti analoghi o correlati.

Va detto infine che la spesa per dotarsi delle procedure e dei supporti informatici che aiutano l’Azienda nelle varie fasi del processo lavorativo, decisionale e di penetrazione del mercato, sono sempre più spesso oggetto di contributi a fondo perduto da parte di Enti Pubblici e dell’Unione Europea, mediante appositi bandi di sostegno all’innovazione dei processi aziendali e di riduzione dei costi di lavorazione. È quindi compito degli Imprenditori, su cui grava la conduzione ed il futuro della propria Azienda e degli operatori che in essa lavorano, informarsi costantemente sull’esistenza di finanziamenti o di contributi di carattere pubblico, specie se in conto capitale cioè a fondo perduto, per programmare e realizzare quegli investimenti ritenuti indispensabili per la sopravvivenza dell’attività aziendale o per il suo ampliamento e la penetrazione di nuovi mercati, con l’obiettivo di reperire maggiore clientela e quindi maggiori risorse, entrambe ormai configurate come linfa vitale di cui ogni Impresa si nutre per vivere

La riflessione prosegue nel prossimo numero. Ing. Paolo Melchiorre Consulente Aziendale Consulente in materia di Sicurezza e Lavoro paolomelchiorre.ing@libero.it